Adanya jadwal di sebuah perusahaan untuk mempermudah pegawai untuk menyiapkan diri menyelesaikan tugas tepat waktu. Salah satu cara membuat jadwal di Excel untuk pegawai yang bekerja shift dilakukan perusahaan agar pembagian adil dan terstruktur.
Biasanya yang memiliki wewenang dalam pembagian jadwal kerja setiap perusahaan seperti halnya kegiatan dan produktivitas pegawai penanggung jawabnya adalah HR. Sebelum membahas cara membuat jadwal di Excel pentingnya mengetahui dasar pembuatan jadwal sebagai berikut:
Hal Penting Dalam Pembuatan Jadwal Kerja
Ada 2 hal penting yang perlu diperhatikan perusahaan sebelum membuat jadwal kerja shift untuk pegawai. Berikut hal yang perlu dipahami perusahaan sebelum membuat jadwal kerja untuk pegawai:
1. Sesuai Kebutuhan
Sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan seperti perusahaan beroperasi di bidang kesehatan yang pastinya beroperasi 24 jam. Sehingga diperlukan jadwal shift bagi pekerja agar kesehatan pekerja tetap terjaga dan bisa bekerja secara optimal untuk perusahaan.
2. Sesuai UU Cipta Kerja
Perusahaan wajib mematuhi UU Cipta Kerja serta perusahaan wajib mempekerjakan pegawai sesuai dengan ketentuan berikut ini:
- Pegawai bekerja 7 jam/hari dan 40 jam dalam seminggu serta libur sekali dalam seminggu.
- Pegawai bekerja 8 jam/hari dan 40 jam dalam seminggu serta libur dua hari dalam seminggu.
Cara Membuat Jadwal di Excel untuk Pegawai Shift
Selanjutnya setelah mengetahui hal penting bisa dilanjut membuat jadwal pegawai dengan bantuan Microsoft Excel. Biasanya system shift ini digunakan perusahaan yang beroperasi 24 jam dibagi dalam 3 model shift yaitu: Model 3 shift 4 group, model 3 shift 3 group dan 2 shift 3 group. Berikut Penjelasanya.
- Model 3 Shift 4 Grup: Pegawai akan bekerja dibagi menjadi 4 grup dengan 3 shift dan bekerja 7 jam/ hari dengan libur 2 hari dalam seminggu.
- Model 3 Shift 3 Grup: Pegawai akan bekerja dibagi menjadi 3 group dalam 3 shift dan bekerja 7 jam/hari serta libur sehari dalam seminggu.
- Model 2 Shift 3 Grup: Biasanya shift ini digunakan untuk penjaga keamanan dengan 2 hari libur dalam seminggu.
Setelah mengetahui pembagian shift waktunya membuat jadwal di Excel dengan mudah dan pastikan sudah memiliki Microsoft Excel di laptop/PC. Kemudian ikuti cara berikut ini:
1. Buka Aplikasi dan Buat Tabel
Cara membuat jadwal di Excel langkah pertama yang perlu dilakukan buka Excel dan akan ditampilkan lembar halaman berbentuk kolom-kolom. Isi kolom sesuai kebutuhan pembuatan jadwal mulai dari nama pegawai, nama group, hari selama seminggu serta kolom shift.
2. Buat Kode Shift
Cara berikutnya buat kolom untuk membuat jadwal shift, code shift bisa dengan angka atau huruf sesuaikan dengan keinginan. Sebagai contoh shift pagi=1, shift siang=2 dan shift malam=3 dan untuk libur bisa beri kode OFF atau 0. Kode shift penting untuk memasukkan rumus untuk membagi jadwal.
3. Menghitung Jam Kerja
Menghitung jam kerja di perusahaan berguna untuk memastikan pembagian pegawai di setiap shift sama dan merata. Dengan begitu bisa dilanjut pembagian dengan rumus COUNTIF untuk membantu mempercepat pengisian kolom. Berikut Penjelasannya.
- Sebagai contoh Shift pagi=1 (Group A) terletak pada kolom B4 sampai H4 merupakan jadwal grup A dari hari sabtu-Jumat. Dengan memasukkan rumus =COUNTIF(B4:H4,”1”) ditulis kolom ujung sebelah kanan yang kosong.
- Untuk grup yang lain juga diberlakukan sama dengan ketentuan diatas.
- Selanjutnya untuk mentotal semua jam kerja setiap grup bisa dengan mengalikan setiap jumlah shift dengan jam kerja setiap harinya. Jika dirumuskan akan seperti ini: =(I4*7)+(J4*7)+(K4*7).
Demikian penjelasan mengenai cara membuat jadwal di Excel untuk pegawai agar mempermudah pembagian jadwal pegawai perusahaan bekerja shift. Dengan bantuan Microsoft Excel pembuatan jadwal lebih cepat selesai dan terbilang efektif.
